Artículos de Negociación

The purchasing chessboard: Negociar con el ajedrez de compras

Por: Jose Ignacio Tobon L
Director de Jose I. Tobon Consultores
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Importancia de la negociación de compras
Los compradores tenían un paradigma perjudicial asociado con creer que tenían el poder suficiente para negociar y por eso no estuvieron durante muchos años interesados en entrenarse en negociación.

Los años y los cambios en la economía les enseñaron que ellos trabajaban para empresas que tenían poco poder para manejar el precio de los productos, pues ese pecio lo fijaba el mercado, así que la mejor forma de hacer las utilidades era comprando mejor. Entendiendo claro está que comprar mejor no necesariamente es comprar al precio menor.

 

A.T. Kearney, la firma consultora, ha desarrollado gran experiencia en el tema de compras y ha presentado sus conceptos en una serie de herramientas muy didácticas, de las cuales la más conocida es “La Casa de la Compra” (The House of Purchasing). En este artículo nos vamos a referir a otra de estas herramientas llamada “El ajedrez de compras (The Purchasing Chessboard)”.

Las cuatro estrategias de negociación de compras
Esta herramienta parte de la existencia de cuatro estrategias de negociación con los proveedores, dependiendo del poder que tiene la oferta (el vendedor) o la demanda (el comprador). Combinando los niveles de poder se puede llegar a la siguiente gama de situaciones:

  • Comprador poderoso: el poder del comprador es muy alto comparado con el del vendedor. Hay muchos posibles proveedores en el mercado. En este caso la estrategia usada es: Promover la competición entre proveedores.
  • Vendedor poderoso: el poder lo tiene el vendedor debido al control que tiene el proveedor sobre el mercado o a la alta especialización de su producto. La estrategia recomendada en este caso es: Cambiar la naturaleza de la demanda.
  • Ambos poderosos: ambas son empresas poderosas, pero cada una depende de la otra en ese mercado específico. La estrategia en este caso es Buscar ventajas conjuntas con el proveedor.
  • Ambos sin poder: ninguna de las empresas es lo suficientemente poderosa frente a la otra y además no se necesitan. Cada una podría salirse del negocio sin muchos costos de salida. La estrategia en este caso es: Manejar el desembolso (el término técnico para desembolso en procurement es spend).

En lo que sigue vamos a explicar cada una de las estrategias básicas y sus estrategias específicas de acuerdo con la aproximación de los expertos de A.T. Kearney. 

Manejar el desembolso
Esta es la estrategia de negociación cuando hay poco poder en ambas partes. Podría decirse que ninguno se necesita, ni necesita la transacción. Si la transacción no se hace, los efectos negativos en las partes son menores. En este caso es necesario usar en la negociación unas estrategias específicas como las siguientes: gerencia de la demanda, Co-sourcing, empaquetamiento y minería de datos comercial, que explicaremos enseguida.

Gerencia de la demanda: para negociar mejor se busca reducir la demanda del producto y concentrar la demanda restante en algunos proveedores que tienen mejores y más optimizados contratos. Las tácticas que se deben usar entonces son:

  • Reducción de demanda: determinar si la demanda por el producto se justifica o no.
  • Gerencia de compliance: llevar la demanda a proveedores que cumplan con las regulaciones y políticas de la empresa a nivel global.
  • Gerencia de contratos: estudiar los contratos existentes en detalle y lograr que todos los conozcan para tener mayor transparencia y para poder consolidar la demanda en los mejores contratos.
  • Gerencia del desembolso: es el análisis constante para analizar las potenciales filtraciones de valor.

Co-sourcing: es una estrategia de negociación útil para empresas que no tienen poder de demanda y están en desventaja en la negociación. Para eso necesitan unirse con otras empresas para la compra o agrupar compras por categorías. Las tácticas recomendadas son:

  • Procurement outsorcing: un asociado de negocios con capacidad de compra y poder de negociación se encarga de hacer las compras para la empresa. Es un outsourcing.
  • Comunidad de sourcing: varias empresas se asocian para hacer la negociación de compras en conjunto invirtiendo recursos y esfuerzos para hacer una compra más eficiente.
  • Mega proveedor: se entregan todas las compras a un solo proveedor, quien puede tener la capacidad de abastecimiento, ya sea de productos producidos por él o por otros (trabajando como un integrador).
  • Consorcio de compras: las empresas se agrupan para hacer las compras conjuntas, pero a diferencia de la comunidad de sourcing, el consorcio se termina al terminar el proyecto o la labor de compra.

Empaquetamiento: se busca empaquetar una serie de compras para negociarlas como un todo. Esto se hace cuando el empaquetamiento es factible por línea de producción, lugar geográfico, proyectos. Las tácticas usadas son:

  • Empaquetamiento por líneas: se detectan las compras comunes a las diferentes líneas de productos para consolidarlas y recibir una ventaja.
  • Consolidación de proveedor: es llevar las compras a unos pocos proveedores, dejando de comprarles a otros. De esta forma se mejoran las relaciones con ese proveedor.
  • Empaquetamiento por sitios: es entregar las compras de una región a un proveedor en donde este tiene mayor eficiencia.
  • Empaquetamiento por generaciones: se le pide al proveedor un mejor precio al unir esta compra con las compras de proyectos posteriores en desarrollo.

Minería de datos comerciales: consiste en, mediante herramientas efectivas, hacer minería de datos para identificar las oportunidades de estandarización y ahorros. Las tácticas usadas son:

  • Datos maestros: con la ayuda de algunas aplicaciones lógicas se analizan las compras cruzándolas con otras bases de datos tales como compras efectivas, requisiciones, etc., para encontrar oportunidades.
  • Minería de costos: se busca comparar los costos incurridos en cada compra y compararlos con los costos de compras similares. De esta forma se pueden tomar las mejores condiciones para la empresa.
  • Transparencia del desembolso: es un análisis del desembolso con base en categoría de sourcing, proveedores y sitios, para formar uno de los famosos cubos.
  • Estandarización: consiste en buscar la forma de estandarizar las compras cuando esto sea posible técnicamente.

Cambiar la naturaleza de la demanda
Esta estrategia de negociación es propia de situaciones en donde el proveedor es poderoso y ejerce el poder. Luchar contra monopolios no es fácil, pero un monopolio tiene éxito gracias a la demanda de los clientes. Si esa demanda cae, también el poder del proveedor cae. En estos casos pueden ser útiles las siguientes estrategias de negociación: gerencia del riesgo, innovación disruptiva, minería de datos técnicos, cambio de especificaciones.


Gerencia de riesgos: busca asegurar que el suministro esté garantizado y que los objetivos estratégicos y financieros de la empresa no queden expuestos en forma indebida. Las tácticas útiles en este caso son las siguientes:

  • Gerencia de cuellos de botella: los cuellos de botella deben ser advertidos con anticipación y se deben diseñar acciones para disminuirlos y asegurar el suministro de todas formas.
  • Integración vertical: en algunos casos es recomendable una integración vertical para poder asegurar el suministro.
  • Acción política: con estrategias de lobby se puede lograr que las acciones monopolísticas estén a nuestra ventaja.
  • Acuerdos inteligentes: mediante la elaboración de un acuerdo o contrato inteligente podemos defendernos de las acciones del monopolio.

Innovación disruptiva: cuando usted en las manos de un proveedor único con excesivo poder, una vía que mejora el poder de negociación es desarrollar estrategias de innovación disruptiva de tal forma que se cambien las reglas de juego. Para esto son útiles las siguientes tácticas:

  • Análisis core-cost: ésta innovación parte de cero y no de innovaciones que traen mejoras a los productos. Se trata de pensar de nuevo en las funciones básicas requeridas y buscar la forma de crear un nuevo producto.
  • Invención en demanda: consiste en usar técnicas como TRIZ que se basan en invenciones y patentes de otros para combinarlas y lograr productos innovadores.
  • Diseño por sourcing: es la unión entre procurement e Investigación y Desarrollo para lograr innovaciones que logren lo que se busca, pero sin depender de un solo proveedor.
  • Redes de innovación: es la cooperación de toda la empresa para entrar en tecnologías innovadoras que están más allá de las visiones tradicionales de la empresa. Es mirar afuera de la caja.

Minería de datos técnicos: se trata de navegar en el caos para poder encontrar cierto orden a través de análisis y de benchmarks. De esta forma se pueden detectar algunas oportunidades de mejoras. Las tácticas que se pueden usar son las siguientes:

  • Benchmarking de producto: después de hacer un benchmarking de los productos existentes en el mercado se pueden detectar algunas oportunidades.
  • Benchmarking compuesto: se le envían algunos productos a diferentes proveedores para que hagan una propuesta de producto que cumpla con las especificaciones más próximas a lo deseado. Haciendo un análisis de las propuestas se puede toma de cada una lo mejor y diseñar un producto ganador.
  • Reducción de complejidad: se hace un análisis de las diferentes características y variantes del producto y se busca reducir dicha complejidad.
  • Benchmarking de procesos: se estudian los procesos de los diferentes proveedores y se sugieren mejoras en los procesos. Luego se negocian condiciones financieras.

Cambio de especificaciones: la mayor parte de los costos de los productos dependen de la primera fase de diseño del producto. Es posible entonces volver a la primera etapa de diseño para analizar en detalle lo necesario y lo superfluo. Las tácticas útiles en este caso son las siguientes:

  • Rompimiento de productos: se toman los productos de la competencia y se analizan en detalle, componente por componente, para poder entender las características de un producto ganador.
  • Evaluación de funcionalidad: se analizan cada una de las funcionalidades del producto y los costos en los que se incurre para lograr cada una de ellas. Luego se estudia la forma de tener una funcionalidad semejante a menor costo.
  • Diseño por manufactura: es una técnica de diseño para lograr que el producto tenga las mismas funcionalidades pero con mayor facilidad de producción y menos costos.
  • Evaluación de especificaciones: es una análisis de las especificaciones del producto para entender cuáles agregan valor y cuáles agregan solo costo.

Promover la competición entre proveedores
Esta es la estrategia básica de negociación cuando el comprador tiene mucho poder comparado con el poder de los proveedores. Es el momento de hacer que los competidores compitan entre si para entregar un producto de mejor calidad y menor precio; de mayor valor. Las estrategias de negociación usadas en este caso son las siguientes: globalización, subastas, precios objetivo y revisión de precios.

Globalización: es tomar las ventajas de los proveedores y países de bajo costo y de la posibilidad de traer los productos de múltiples lugares del mundo. Las tácticas útiles en este caso son:

  • Sourcing global: es la búsqueda de los mejores proveedores mundiales que se acomoden a las circunstancias requeridas.
  • Hacer o comprar: los procesos internos y los productos hechos internamente deben ponerse a competir con los equivalentes hechos por un externo. También se puede hacer en sentido inverso.
  • LCC sourcing: es la determinación de los proveedores de países de bajo costo (low cost countries).
  • Bestshoring: es el estudio para determinar cuál es el mejor lugar para llevar la producción, incluyendo análisis de costos, estratégico y geopolítico.

Subastas: es uno de los mecanismos de negociación más usados, aun cuando en épocas de volatilidad de los precios pierden su efectividad. Para hacer estos procesos se requiere gran experiencia, pues de otra forma los efectos serían negativos. Las tácticas útiles en este caso son las siguientes:

  • Inteligencia de mercados: es hacer un estudio de inteligencia de mercados en donde se puedan conocer los proveedores actuales y potenciales.
  • RFI/RFP: es requerimiento de información o de propuestas por parte de los proveedores.
  • Subastas reversas: es el uso de mecanismos de competición entre los proveedores para lograr el menor precio posible.
  • Subasta expresa: es la subasta en la que adicionalmente se le permite al proveedor bajar el precio con la condición de ganar otra parte del negocio.

Precio objetivo: cuando el proveedor no está dispuesto a presentar información privada de su estructura de costos, se fija un precio objetivo al que los proveedores deben llegar y para eso ellos deben modificar sus costos y sus procesos. Las tácticas útiles en este caso son:

  • Modelado de costos: de acuerdo con las etapas del proceso del proveedor se estiman los costos para llegar a un precio objetivo.
  • Regresión de costos: es la forma de determinar el precio objetivo basado en los parámetros técnicos.
  • Desempeño lineal: se identifica el gran cost driver y basado en ese se estiman los precios.
  • Factores de costo: se analizan los diferentes factores de costo relevantes de varios proveedores y se determina el costo objetivo.

Revisión de precios: los proveedores normalmente calculan sus precios basados en sus costos (costo más margen). Por eso se debe hacer una revisión de precios entre proveedores para lograr mayor transparencia. Las tácticas útiles son:

  • Benchmarking de precios: se analizan los diferentes precios del mercado y las condiciones del contrato.
  • TCO: es el Total Cost of Ownership para poder darle visibilidad a los factores de ese costo total y poder hacer una comparación más justa.
  • Desempaquetamiento de precios: consiste en partir el precio total en diferentes componentes o fases para poder hacer subastas por algunos de esos componentes en forma independiente.
  • Desbalances de mercado: es estudiar los desbalances del merado derivados de excesos de producción, fluctuación de las materias primas, etc. que pueden ser beneficiosos en la negociación de precios.

Buscar la ventaja conjunta con el proveedor
Dado que ambas pates se necesitan, la mejor estrategia de negociación es diseñar una relación de alta productividad y de beneficio mutuo. Puede ir desde una simple coordinación hasta la total integración de operaciones. Las estrategias usadas en este caso son: integración de operaciones, gerencia de cadena de valor, sociedad en costos y sociedad en valor.

Integración de operaciones: en lugar de enfocarse en la reducción del precio se enfoca en la búsqueda de ahorros mutuos y para eso se deben compartir informaciones para planear mejor las operaciones, bajar los costos de inventarios, mejorar las respuestas al mercado.

  • Organización de procesos visibles: los tomadores de decisión están en el mismo lugar y todos los flujos de los procesos están visibles para poder hacer una planeación más efectiva.
  • Capacidad colaborativa: proveedor y cliente están en comunicación constante para poder predecir las demandas de los productos y de esa forma optimizar la capacidad de producción.
  • Inventario por el proveedor: el proveedor al tener acceso a la información de los mercados del cliente puede hacer el manejo de los inventarios del cliente.
  • Inventarios virtuales: es la gerencia de todos los inventarios de producto en sitios del cliente y del proveedor, así como los inventarios en ruta para poder hacer un menor manejo de las operaciones.

Cadena de valor: busca mejorar los rendimientos de las diferentes etapas de la cadena de valor y para eso se requiere de información abierta y privilegiada. Las tácticas útiles son las siguientes:

  • Niveles de proveedores: se puede asignar a algunos grandes proveedores (tier 1) el manejo de proveedores más pequeños (tier 2) para liberar a la empresa de muchos costos administrativos o, por el contrario para hacer que lo que entrega un gran proveedor quede repartido en pequeños proveedores.
  • Reconfiguración de cadena: se busca analizar las diferentes cadenas de valor, analizar sus fases y diseñar una nueva configuración de cadena que sea más eficiente.
  • Gerencia de sostenibilidad: es el análisis de toda las cadenas de valor para asegurarnos que está cumpliendo con los principios económicos , sociales, ecológicos.
  • Revenue sharing: es compartir con el proveedor alguna parte de los ingresos debido al gran aporte del proveedor en el cliente.

Sociedad en costos: es la colaboración con los proveedores para que puedan en forma simultánea bajar sus costos y mejorar sus utilidades.

  • Desarrollo de proveedores: es estar con proveedores nuevos con brechas de eficiencia pero con alto potencial de ser buenos proveedores.
  • Ciclo de vida total: es la forma de determinar la distribución de ingresos y costos entre proveedor y cliente en las diferentes fases del ciclo de vida del producto.
  • Salud del proveedor: se busca detectar las mejoras potenciales del proveedor y trabajar sobre ellas para que sea un proveedor sano.
  • Reducción de costos: en una forma colaborativa se detectan áreas en las que los costos pueden bajarse y se emprenden los proyectos. Los ahorros se comparten entre las partes.

Sociedad en valor: se busca generar proyectos en los cuales se incremente el valor de ambas partes y se compartan los riesgos. Esto implica una relación de confianza y de mutuo beneficio. Las tácticas útiles en este caso son las siguientes:

  • Proyecto conjunto: en algunos casos especiales, proveedor y cliente se asocian para llevar a cabo un proyecto que tiene definiciones claras de tiempo.
  • Distribución de utilidades: en lugar de pagar el precio de las compras se propone la distribución de utilidades en proyectos o situaciones determinadas con claridad.
  • Sourcing de valor: es la selección de proveedores especiales que agregan considerable valor y además tienen potencialidad de innovación.
  • Alianzas estratégicas: es la conformación de una más fuerte relación entre iguales para explotar oportunidades.

 

 

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